etopia
Un système de gestion électronique d’archives courantes
 
 
Marie-Laurence Dubois

Documentaliste de formation, j’exerce ce métier avec passion depuis 1997. Après un passage en bibliothèque publique à Bruxelles, je rejoins l’équipe du Ministre Daras à la Région wallonne à Namur de 1999 à 2004. Depuis octobre 2004, je coordonne l’équipe du pôle documentation et archives d’étopia.

D’autres passions ? Bien sûr…. Ma famille, mes amis, le chant choral, la lecture, le théâtre….

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L’asbl étopia, centre d’animation et de recherche en écologie politique est une association
d’éducation permanente qui abrite un centre d’archives privées. Celui-ci s’est donné trois objectifs
généraux : accueillir les archives liées à l’écologie politique et à la mouvance écologiste et
environnementale en Belgique francophone, assurer le traitement archivistique de ces fonds et
valoriser ces différentes collections auprès d’un large public dans le respect des conventions et délais légaux. Son patrimoine relativement jeune est à la fois de nature politique - puisqu’il rassemble des archives du parti Ecolo créé en 1980 – et socioculturelle - par la présence croissante d’archives issues d’associations nées dans la foulée de mai 68 et dont de nombreuses revendications sont à mettre en lien avec les fondements de l’écologie politique, ainsi que d’archives d’associations environnementales.

Comme tout archiviste amené à gérer des archives récentes, nous sommes confrontées à une
production exponentielle, notamment sur support électronique. Pour canaliser à la source le flux des versements réguliers, nous avons mis en place un système de gestion électronique des archives courantes. Le principe consiste à permettre aux producteurs d’archives (dans un premier temps, le parti Ecolo et l’asbl étopia) de décrire et de déposer eux-mêmes une partie de leurs productions électroniques, grâce au logiciel Alexandrie.

Ce texte détaille les différentes étapes du projet, les règles de mise en place du système, la formation des encodeurs décentralisés, les règles de consultation et d’utilisation des documents, etc. Si ce système offre aux dépositaires un outil de gestion de leurs productions courantes, il contribue également à la collecte, au catalogage et à la conservation numérique des archives. A terme, il facilite leur valorisation auprès d’un large public. Une démonstration en ligne de la base de données accompagne l’exposé.

  1. Introduction
  2. Historique du centre d’archives
  3. La genèse du projet
  4. Le développement du projet
  5. En pratique : comment se présente les données et quelles archives sont déjà accessibles ?
  6. Conclusions

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